1. Verantwortliche Stelle
BauschadenCheck
Inhaber: Frank Weilberg
In den Fritzenstücker 2
65549 Limburg
Telefon: 01523 3677719
E-Mail: email@bauschadencheck.de
2. Aufruf der Website und Hosting
Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Geräteinformationen. Dies ist erforderlich, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb des Angebots.
Die Website wird auf einem IONOS-VPS betrieben. Anfragen werden in einer PostgreSQL-Datenbank und geschützte Dateien in einem nicht öffentlichen Objektspeicher der BSC-Installation verarbeitet. Der E-Mail-Versand erfolgt über die vorhandene IONOS-Mailanbindung.
Bei einer unverbindlichen Anfrage zu Beratung, Bewertung oder Gutachten verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, den Leistungswunsch sowie Angaben zum Objekt und Anliegen zur Bearbeitung und Kontaktaufnahme. Die Anfrage ist keine Bestellung oder Terminbestätigung. Rechtsgrundlage für diese von Ihnen angefragten vorvertraglichen Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Es erfolgt dadurch keine Werbeeinwilligung oder automatische Weitergabe an Fachpartner.
3. Schadencheck und digitale Ersteinschätzung
Bei einer Bestellung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, Angaben zum Gebäude und Schaden sowie hochgeladene Fotos oder PDF-Dokumente. Die Verarbeitung dient der Auftragsbestätigung, Zahlungszuordnung und Durchführung der digitalen Ersteinschätzung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragsdurchführung. Soweit Sie freiwillige Zusatzangaben oder Dateien einreichen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
4. Datei- und Datenspeicherung
Hochgeladene Dateien werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Objektspeicher abgelegt. Angaben zur Anfrage und Datei-Metadaten werden in einer Datenbank geführt. Uploads werden nicht als ungeschützte E-Mail-Anhänge versendet. Zulässig sind ausschließlich die im Formular genannten Formate und Größen.
4a. KI-gestützte Bildanalyse und Berichtsentwurf
Wenn Sie bei einer digitalen Ersteinschätzung ausdrücklich zustimmen, können die für die Bearbeitung erforderlichen Schadenangaben und Fotos über die OpenAI API verarbeitet werden. Dabei wird ein strukturierter Entwurf mit sichtbaren Feststellungen, möglichen Ursachen, offenen Prüfungen und einer Kurzstellungnahme erzeugt. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nicht als Bestandteil des Analyseauftrags an das Modell übermittelt.
Der KI-Entwurf trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung und wird nicht ungeprüft an Sie versendet. Vor jeder Verwendung erfolgt eine fachliche Kontrolle, erforderlichenfalls Korrektur und ausdrückliche Freigabe durch BauschadenCheck. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Vertragliche Datenschutzbedingungen, Auftragsverarbeitung, mögliche internationale Datenübermittlungen und die genaue Rechtsgrundlage müssen vor der Live-Aktivierung abschließend rechtlich geprüft werden.
5. E-Mail-Kommunikation über IONOS
Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir ein Postfach der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Eingangsbestätigungen und auftragsbezogene Nachrichten werden von email@bauschadencheck.de versendet; Antworten werden demselben BauschadenCheck-Postfach zugeordnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Kommunikation Ihrer Anfrage oder einem Vertrag dient.
6. Interne Kunden- und Vorgangsverwaltung
Die zur Bearbeitung einer Schadencheck-Anfrage erforderlichen Kontaktdaten, Angaben zum Schaden, Statuswerte und Datei-Metadaten werden im eigenen BauschadenCheck-System auf der hierfür vorgesehenen Server- und Datenbankinfrastruktur verarbeitet. Eine zusätzliche CRM-Übermittlung an Zoho Bigin ist für BauschadenCheck nicht vorgesehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
7. Checklisten-Anforderung
Auf Ihre Anfrage senden wir die kostenlose Foto-Checkliste als PDF-Anhang per E-Mail. Hierzu verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihren Namen zur Erfüllung Ihrer Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Ein öffentlicher PDF-Download wird nicht angeboten. Wiederholte Anforderungen am selben Tag lösen keine doppelte Zusendung aus.
Nur wenn Sie gesondert und freiwillig zustimmen und den Bestätigungslink innerhalb von 48 Stunden aktiv bestätigen, erhalten Sie zwei weitere E-Mails nach zwei und sieben Tagen mit Fototipps und Hinweisen zur digitalen Ersteinschätzung für 49 €. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die PDF erhalten Sie auch ohne diese Einwilligung. Textversion, Anforderungs- und Bestätigungszeitpunkt sowie ein Widerruf werden dokumentiert. Jede Nachfassmail enthält eine Abmeldemöglichkeit; ohne Bestätigung, nach Widerruf oder bei bereits vorhandener Schadenanfrage werden keine weiteren Checklisten-Nachfassmails versendet. Es erfolgt keine Übermittlung an Bigin.
7a. Reichweiten- und Affiliate-Klickmessung
Wenn Sie einen gekennzeichneten Link zum BKM-Shop anklicken, speichern wir zur internen Erfolgsmessung die aufgerufene Seite, die Position des Links, den Zeitpunkt und – sofern in der aufgerufenen Adresse vorhanden – gekürzte Kampagnenangaben wie Quelle, Medium und Kampagnenname. Dafür setzen wir keine Analyse-Cookies ein und speichern in diesem Ereignis weder Namen noch E-Mail-Adresse, vollständige Verweisadresse oder eine Nutzerkennung. Bei aktivierter „Do Not Track“-Einstellung wird kein Klickereignis gesendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Bewertung eigener Inhalte und Partnerlinks.
7b. Freiwillige einmalige Affiliate-Nachfassmail
Wenn Sie beim kostenpflichtigen Auftrag freiwillig zustimmen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse fünf Tage nach dem Berichtsversand einmalig für eine Nachricht mit möglichen nächsten Schritten und einem gekennzeichneten BKM-Partnerlink. BauschadenCheck kann bei einem Abschluss eine Provision erhalten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Leistung und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine Antwortmail widerrufen werden. Ohne diese gesonderte Einwilligung wird keine BKM-Nachfassmail eingeplant.
7c. Interner persönlicher Mitarbeiter
Der geschützte interne Bereich enthält einen persönlichen Projektassistenten für den Verantwortlichen. Gesprächsnachrichten werden zugriffsbeschränkt in der Projektdatenbank gespeichert und können dort über die Funktion „Verlauf löschen“ entfernt werden. Für die Beantwortung werden die Nachricht, der begrenzte Gesprächsverlauf und ein Projektsnapshot mit Kennzahlen und Statusangaben über die OpenAI API verarbeitet. Der Snapshot enthält keine Kundennamen, E-Mail-Adressen, Fotos oder Schadenbeschreibungen. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Der Assistent darf keine fachliche Freigabe, Kundenkommunikation, Zahlung oder Veröffentlichung selbstständig ausführen.
7d. Partnerbewerbung und Qualifizierungsnachweise
Bei einer Partneranfrage verarbeiten wir Unternehmens- und Kontaktdaten, Einsatzregion, Fachgebiete, Qualifikationsangaben und den gewünschten Kooperationsrahmen. Nur nach einer ersten persönlichen Prüfung senden wir einen zeitlich begrenzten, persönlichen Link zu einem ergänzenden Qualifizierungsfragebogen. Dort können Angaben zu Rechtsform, Gewerbe oder Eintragung, Berufshaftpflicht, Leistungsumfang, Erfahrung, Messtechnik und Referenzen sowie erforderliche Nachweise eingereicht werden.
Die Daten dienen ausschließlich der Prüfung, Vorbereitung eines möglichen Erstgesprächs und – erst nach gesonderter Entscheidung – der Anbahnung einer Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage sind vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit eine geschäftliche Kontaktperson betroffen ist, unser berechtigtes Interesse an der sorgfältigen Auswahl geeigneter Netzwerkpartner nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nachweise werden geschützt gespeichert und nicht automatisch an andere Bewerber oder Partner weitergegeben. Bitte übermitteln Sie keine Ausweiskopien und keine für die Prüfung unnötigen personenbezogenen Daten Dritter.
7e. Kommunikationshilfe nach einem Bericht
Wenn Sie die optionale Kommunikationshilfe bestellen, verarbeiten wir den gewählten Leistungsumfang, Empfängerart und Empfängername, Ihr Kommunikationsziel, Angaben zur bisherigen Kommunikation sowie die für den Entwurf erforderlichen Inhalte Ihres freigegebenen Berichts. Daraus kann über die OpenAI API ein Textentwurf erstellt werden. Der Entwurf wird nicht automatisch an Sie oder Dritte versendet, sondern von BauschadenCheck fachlich geprüft, erforderlichenfalls korrigiert und ausdrücklich freigegeben. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Vertragsdurchführung.
Das freigegebene Schreiben wird als PDF und bearbeitbare Word-Datei an die im Vorgang hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet und geschützt dem Vorgang zugeordnet. Empfänger Dritter erhalten das Schreiben nicht unmittelbar von BauschadenCheck. Bitte übermitteln Sie nur Angaben, die für das Schreiben erforderlich sind, und keine unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
8. Empfänger und Weitergabe
Zugriff erhalten nur Personen und technische Dienstleister, die für Hosting, Speicherung, E-Mail-Versand oder Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erlaubt ist, zur Vertragsdurchführung benötigt wird oder Sie eingewilligt haben.
Wenn Sie ausdrücklich eine Vor-Ort-Anfrage stellen, dürfen die hierfür erforderlichen Kontaktdaten, Angaben zum Schaden und ausgewählten Unterlagen nach einer Verfügbarkeitsprüfung an einen geeigneten regionalen Fachpartner weitergegeben werden. Die Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung im Formular. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Vor-Ort-Anfrage ist noch keine Termin- oder kostenpflichtige Beauftragung.
8a. Anfragen über persönliche Partner-Leistungsseiten
Wenn Sie auf einer ausdrücklich freigegebenen persönlichen Partner-Leistungsseite eine Anfrage stellen, erhält BauschadenCheck Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Objekt-PLZ, Ort und Anliegen sowie vorhandene Kampagnenangaben. Wir speichern die Anfrage geschützt und eindeutig der betreffenden Partnerakte zugeordnet. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung; intern entsteht ein Hinweis zur persönlichen Bearbeitung. Dies ist keine Bestellung, kein Beratungsauftrag und keine Freigabe zur Rechnungsstellung.
Eine Weitergabe an den dargestellten Fachpartner erfolgt nicht automatisch. Wir klären Zuständigkeit, erforderlichen Datenumfang und den zulässigen Weitergabeweg zunächst persönlich mit Ihnen. Verwenden Sie das Freitextfeld nicht für unnötige Gesundheitsdaten, Ausweisdaten oder Angaben Dritter. Ihre Angaben dienen ausschließlich der Bearbeitung Ihrer angefragten Unterstützung und nicht einer Newsletter- oder Werbeanmeldung.
Partnerseitige Stammdaten, Fotoquellen, Bildrechte und Freigabebelege bleiben getrennt von der öffentlichen Seitenfassung. Persönliche Partnerfotos werden vor Speicherung von EXIF-/GPS-Angaben und Bildkommentaren bereinigt. Ersetzte Bildfassungen bleiben geschützt protokolliert; nach 30 Tagen wird der weitere Aufbewahrungsbedarf manuell geprüft. Eine noch veröffentlichte Bildfassung wird nicht versehentlich entfernt.
9. Speicherdauer
Für nicht angenommene, abgelehnte oder nicht vervollständigte Anfragen ist eine Löschung der Anfrageangaben und Uploads spätestens 90 Tage nach der letzten inhaltlichen Kommunikation vorgesehen. Arbeitsdateien einer bezahlten digitalen Ersteinschätzung sollen zwölf Monate nach Abschluss gelöscht werden, sofern sie nicht mehr zur Erfüllung, für Rückfragen oder zur Rechtsverteidigung benötigt werden.
Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und steuerlich relevante Unterlagen werden getrennt davon für die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Eine frühere Löschung erfolgt auf berechtigte Anfrage, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Die genannten operativen Fristen werden vor dem zahlungspflichtigen Regelbetrieb als technische Löschroutine umgesetzt.
Die nicht personenbezogen angelegten Affiliate-Klickereignisse werden für höchstens zwölf Monate gespeichert und anschließend gelöscht oder zu nicht rückführbaren Monatswerten zusammengefasst.
Der Verlauf des internen persönlichen Mitarbeiters bleibt bis zur manuellen Löschung durch den berechtigten Nutzer gespeichert.
7f. Öffentliche digitale Assistentin „Lisa“
Auf den öffentlichen Seiten kann die digitale Assistentin „Lisa“ Fragen zu den BauschadenCheck-Angeboten, Ratgebern und geeigneten nächsten Schritten beantworten. Lisa hat keinen Zugriff auf Kundenakten, Postfächer, Zahlungen oder interne Vorgänge. Bitte geben Sie dort keine Namen, Kontaktdaten, Adressen oder Vorgangsnummern ein.
Für die Antwort wird der eingegebene Text nach technischer Entfernung typischer E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Vorgangsnummern über die OpenAI API verarbeitet. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt; der Gesprächsinhalt wird von BauschadenCheck nicht als Kundenakte gespeichert. Zur Missbrauchsbegrenzung wird je Kalendertag ausschließlich ein gekürzter kryptografischer Nutzungswert mit Zähler gespeichert.
Partnerbewerbungen und Qualifizierungsnachweise abgelehnter, zurückgezogener oder nicht weiterverfolgter Anfragen sollen spätestens sechs Monate nach Abschluss der Prüfung gelöscht werden, soweit keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung, gesetzliche Pflicht oder ein vorrangiger Grund zur Rechtsverteidigung besteht. Bei einer Zusammenarbeit gelten die vereinbarten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Unverbindliche Endkundenanfragen über persönliche Partner-Leistungsseiten werden getrennt von Kauf- und Rechnungsunterlagen geführt. Nach Abschluss oder Nichtweiterverfolgung wird die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung geprüft; ohne fortbestehenden Bearbeitungszweck, gesetzliche Pflicht oder vorrangigen Grund sollen sie spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden. Eine zulässige spätere Beauftragung wird gesondert vereinbart. Löschanfragen können Sie an den oben genannten Kontakt richten; die operative Prüfung erfolgt persönlich, nicht durch eine hier behauptete automatische Löschroutine.
Entwürfe und Arbeitsdateien der Kommunikationshilfe werden dem zugrunde liegenden Vorgang zugeordnet und grundsätzlich nach denselben operativen Fristen wie die bezahlte digitale Ersteinschätzung gelöscht; Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten bleiben von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unberührt.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
11. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder einen möglichen Datenschutzverstoß vermuten, sowie die für den Sitz von BauschadenCheck zuständige hessische Datenschutzaufsicht.