1. Verantwortliche Stelle
BauschadenCheck
Inhaber: Frank Weilberg
In den Fritzenstücker 2
65549 Limburg
Telefon: 01523 3677719
E-Mail: email@bauschadencheck.de
2. Aufruf der Website und Hosting
Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Geräteinformationen. Dies ist erforderlich, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb des Angebots.
Die Website wird derzeit über OpenAI Sites bereitgestellt. Für technische Ausführung, Datenbank und geschützten Dateispeicher werden Dienste auf Cloudflare-Infrastruktur eingesetzt. Die vertraglichen Datenschutzangaben und etwaige internationale Datenübermittlungen sind vor der öffentlichen Freischaltung abschließend zu dokumentieren.
3. Schadencheck und digitale Ersteinschätzung
Bei einer Bestellung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, Angaben zum Gebäude und Schaden sowie hochgeladene Fotos oder PDF-Dokumente. Die Verarbeitung dient der Auftragsbestätigung, Zahlungszuordnung und Durchführung der digitalen Ersteinschätzung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragsdurchführung. Soweit Sie freiwillige Zusatzangaben oder Dateien einreichen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
4. Datei- und Datenspeicherung
Hochgeladene Dateien werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Objektspeicher abgelegt. Angaben zur Anfrage und Datei-Metadaten werden in einer Datenbank geführt. Uploads werden nicht als ungeschützte E-Mail-Anhänge versendet. Zulässig sind ausschließlich die im Formular genannten Formate und Größen.
4a. KI-gestützte Bildanalyse und Berichtsentwurf
Wenn Sie bei einer digitalen Ersteinschätzung ausdrücklich zustimmen, können die für die Bearbeitung erforderlichen Schadenangaben und Fotos über die OpenAI API verarbeitet werden. Dabei wird ein strukturierter Entwurf mit sichtbaren Feststellungen, möglichen Ursachen, offenen Prüfungen und einer Kurzstellungnahme erzeugt. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nicht als Bestandteil des Analyseauftrags an das Modell übermittelt.
Der KI-Entwurf trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung und wird nicht ungeprüft an Sie versendet. Vor jeder Verwendung erfolgt eine fachliche Kontrolle, erforderlichenfalls Korrektur und ausdrückliche Freigabe durch BauschadenCheck. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Vertragliche Datenschutzbedingungen, Auftragsverarbeitung, mögliche internationale Datenübermittlungen und die genaue Rechtsgrundlage müssen vor der Live-Aktivierung abschließend rechtlich geprüft werden.
5. E-Mail-Kommunikation über IONOS
Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir ein Postfach der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Eingangsbestätigungen und auftragsbezogene Nachrichten werden von email@bauschadencheck.de versendet; Antworten werden demselben BauschadenCheck-Postfach zugeordnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Kommunikation Ihrer Anfrage oder einem Vertrag dient.
6. Interne Kunden- und Vorgangsverwaltung
Die zur Bearbeitung einer Schadencheck-Anfrage erforderlichen Kontaktdaten, Angaben zum Schaden, Statuswerte und Datei-Metadaten werden im eigenen BauschadenCheck-System auf der hierfür vorgesehenen Server- und Datenbankinfrastruktur verarbeitet. Eine zusätzliche CRM-Übermittlung an Zoho Bigin ist für BauschadenCheck nicht vorgesehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
7. Checklisten-Anforderung
Für die Bereitstellung der Foto-Checkliste verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und die von Ihnen erteilte Einwilligung. Die Daten werden für die angeforderte Zusendung beziehungsweise Freischaltung verwendet. Eine werbliche Nachfassfolge erfolgt nur nach einer davon getrennten, ausdrücklichen Einwilligung.
7a. Reichweiten- und Affiliate-Klickmessung
Wenn Sie einen gekennzeichneten Link zum BKM-Shop anklicken, speichern wir zur internen Erfolgsmessung die aufgerufene Seite, die Position des Links, den Zeitpunkt und – sofern in der aufgerufenen Adresse vorhanden – gekürzte Kampagnenangaben wie Quelle, Medium und Kampagnenname. Dafür setzen wir keine Analyse-Cookies ein und speichern in diesem Ereignis weder Namen noch E-Mail-Adresse, vollständige Verweisadresse oder eine Nutzerkennung. Bei aktivierter „Do Not Track“-Einstellung wird kein Klickereignis gesendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Bewertung eigener Inhalte und Partnerlinks.
7b. Freiwillige einmalige Affiliate-Nachfassmail
Wenn Sie beim kostenpflichtigen Auftrag freiwillig zustimmen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse fünf Tage nach dem Berichtsversand einmalig für eine Nachricht mit möglichen nächsten Schritten und einem gekennzeichneten BKM-Partnerlink. BauschadenCheck kann bei einem Abschluss eine Provision erhalten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Leistung und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine Antwortmail widerrufen werden. Ohne diese gesonderte Einwilligung wird keine BKM-Nachfassmail eingeplant.
7c. Interner persönlicher Mitarbeiter
Der geschützte interne Bereich enthält einen persönlichen Projektassistenten für den Verantwortlichen. Gesprächsnachrichten werden zugriffsbeschränkt in der Projektdatenbank gespeichert und können dort über die Funktion „Verlauf löschen“ entfernt werden. Für die Beantwortung werden die Nachricht, der begrenzte Gesprächsverlauf und ein Projektsnapshot mit Kennzahlen und Statusangaben über die OpenAI API verarbeitet. Der Snapshot enthält keine Kundennamen, E-Mail-Adressen, Fotos oder Schadenbeschreibungen. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Der Assistent darf keine fachliche Freigabe, Kundenkommunikation, Zahlung oder Veröffentlichung selbstständig ausführen.
7d. Partnerbewerbung und Qualifizierungsnachweise
Bei einer Partneranfrage verarbeiten wir Unternehmens- und Kontaktdaten, Einsatzregion, Fachgebiete, Qualifikationsangaben und den gewünschten Kooperationsrahmen. Nur nach einer ersten persönlichen Prüfung senden wir einen zeitlich begrenzten, persönlichen Link zu einem ergänzenden Qualifizierungsfragebogen. Dort können Angaben zu Rechtsform, Gewerbe oder Eintragung, Berufshaftpflicht, Leistungsumfang, Erfahrung, Messtechnik und Referenzen sowie erforderliche Nachweise eingereicht werden.
Die Daten dienen ausschließlich der Prüfung, Vorbereitung eines möglichen Erstgesprächs und – erst nach gesonderter Entscheidung – der Anbahnung einer Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage sind vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit eine geschäftliche Kontaktperson betroffen ist, unser berechtigtes Interesse an der sorgfältigen Auswahl geeigneter Netzwerkpartner nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nachweise werden geschützt gespeichert und nicht automatisch an andere Bewerber oder Partner weitergegeben. Bitte übermitteln Sie keine Ausweiskopien und keine für die Prüfung unnötigen personenbezogenen Daten Dritter.
7e. Kommunikationshilfe nach einem Bericht
Wenn Sie die optionale Kommunikationshilfe bestellen, verarbeiten wir den gewählten Leistungsumfang, Empfängerart und Empfängername, Ihr Kommunikationsziel, Angaben zur bisherigen Kommunikation sowie die für den Entwurf erforderlichen Inhalte Ihres freigegebenen Berichts. Daraus kann über die OpenAI API ein Textentwurf erstellt werden. Der Entwurf wird nicht automatisch an Sie oder Dritte versendet, sondern von BauschadenCheck fachlich geprüft, erforderlichenfalls korrigiert und ausdrücklich freigegeben. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Vertragsdurchführung.
Das freigegebene Schreiben wird als PDF und bearbeitbare Word-Datei an die im Vorgang hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet und geschützt dem Vorgang zugeordnet. Empfänger Dritter erhalten das Schreiben nicht unmittelbar von BauschadenCheck. Bitte übermitteln Sie nur Angaben, die für das Schreiben erforderlich sind, und keine unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
8. Empfänger und Weitergabe
Zugriff erhalten nur Personen und technische Dienstleister, die für Hosting, Speicherung, E-Mail-Versand oder Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erlaubt ist, zur Vertragsdurchführung benötigt wird oder Sie eingewilligt haben.
Wenn Sie ausdrücklich eine Vor-Ort-Anfrage stellen, dürfen die hierfür erforderlichen Kontaktdaten, Angaben zum Schaden und ausgewählten Unterlagen nach einer Verfügbarkeitsprüfung an einen geeigneten regionalen Fachpartner weitergegeben werden. Die Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung im Formular. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Vor-Ort-Anfrage ist noch keine Termin- oder kostenpflichtige Beauftragung.
9. Speicherdauer
Für nicht angenommene, abgelehnte oder nicht vervollständigte Anfragen ist eine Löschung der Anfrageangaben und Uploads spätestens 90 Tage nach der letzten inhaltlichen Kommunikation vorgesehen. Arbeitsdateien einer bezahlten digitalen Ersteinschätzung sollen zwölf Monate nach Abschluss gelöscht werden, sofern sie nicht mehr zur Erfüllung, für Rückfragen oder zur Rechtsverteidigung benötigt werden.
Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und steuerlich relevante Unterlagen werden getrennt davon für die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Eine frühere Löschung erfolgt auf berechtigte Anfrage, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Die genannten operativen Fristen werden vor dem zahlungspflichtigen Regelbetrieb als technische Löschroutine umgesetzt.
Die nicht personenbezogen angelegten Affiliate-Klickereignisse werden für höchstens zwölf Monate gespeichert und anschließend gelöscht oder zu nicht rückführbaren Monatswerten zusammengefasst.
Der Verlauf des internen persönlichen Mitarbeiters bleibt bis zur manuellen Löschung durch den berechtigten Nutzer gespeichert.
7f. Öffentliche digitale Wegweiserin „Marie“
Auf den öffentlichen Seiten kann die digitale Wegweiserin „Marie“ Fragen zu den BauschadenCheck-Angeboten, Ratgebern und geeigneten nächsten Schritten beantworten. Marie hat keinen Zugriff auf Kundenakten, Postfächer, Zahlungen oder interne Vorgänge. Bitte geben Sie dort keine Namen, Kontaktdaten, Adressen oder Vorgangsnummern ein.
Für die Antwort wird der eingegebene Text nach technischer Entfernung typischer E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Vorgangsnummern über die OpenAI API verarbeitet. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Ergebnisspeicherung angelegt; der Gesprächsinhalt wird von BauschadenCheck nicht als Kundenakte gespeichert. Zur Missbrauchsbegrenzung wird je Kalendertag ausschließlich ein gekürzter kryptografischer Nutzungswert mit Zähler gespeichert.
Partnerbewerbungen und Qualifizierungsnachweise abgelehnter, zurückgezogener oder nicht weiterverfolgter Anfragen sollen spätestens sechs Monate nach Abschluss der Prüfung gelöscht werden, soweit keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung, gesetzliche Pflicht oder ein vorrangiger Grund zur Rechtsverteidigung besteht. Bei einer Zusammenarbeit gelten die vereinbarten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Entwürfe und Arbeitsdateien der Kommunikationshilfe werden dem zugrunde liegenden Vorgang zugeordnet und grundsätzlich nach denselben operativen Fristen wie die bezahlte digitale Ersteinschätzung gelöscht; Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten bleiben von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unberührt.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
11. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder einen möglichen Datenschutzverstoß vermuten, sowie die für den Sitz von BauschadenCheck zuständige hessische Datenschutzaufsicht.